Экономический кризис заставляет работодателей по-новому относиться к своему бизнесу: одни ищут новые возможности для его развития и расширения, другие всячески перекраивают бюджетные расходы, чтобы удержаться на плаву. Среди основных статей затрат, попадающих под нож жёсткой экономии, оказались корпоративные мероприятия и внешнее обучение сотрудников. И если с отказом от проведения корпоративов всё понятно: в условиях нестабильности нецелесообразно устраивать «пир во время чумы», то минимизация расходов на образовательные моменты, связанные с поддержанием квалификации персонала на должном уровне, вызывает вопросы. Многие работодатели и эксперты сходятся во мнении, что в кризис экономить на обучении сотрудников нельзя.
Оптимизация бюджетных расходов компании: на чём можно сэкономить, а на чём — нельзя
Многие российские компании на себе почувствовали дыхание экономического кризиса. А для того, чтобы это самое дыхание не оказалось слишком горячим и не обожгло, руководство организаций и предприятий ищет пути выхода из непростой ситуации. Все рассматриваемые решения можно условно поделить на 2 категории: «экономию» и «поиск новых возможностей». Это подтверждают и результаты исследования Исследовательского центра НП «Эксперты Рынка Труда». По его данным, в период экономической нестабильности 50% руководителей компаний предлагают основные усилия направлять на оптимизацию всех внутренних и внешних бизнес-процессов компании, 17% считают, что необходим поиск новых ниш для развития бизнеса, 13% ориентируются на снижение затрат компании, 10% — на повышение производительности работы компании.
Надо сказать, что на практике вариант какой-либо экономии финансовых ресурсов довольно-таки распространён. В ходе исследования компании «Kelly Services» выяснилось, что только 11% работодателей не планируют экономить. Остальные же применяют различные способы. 21% опрошенных руководителей отказывается от корпоративов. 17% отменили затраты на внешнее обучение сотрудников. 14% оптимизировали абсолютно все затраты. 10% сократили представительские расходы. 8% отказались от индексации зарплат, ещё столько же – оптимизировали бизнес-процессы в компании. Некоторые работодатели сократили расходы на ДМС, уменьшили компенсацию питания и проезда подчинённых, «заморозили» бонусы (по 4%).
Наши эксперты также соглашаются с тем, что многие компании рассматривают перекраивание бюджетных расходов в качестве одной из мер защиты от влияния экономического кризиса. «К сожалению, нынешняя ситуация для многих компаний – это испытание на прочность. Велика доля компаний, которые сокращают расходы на персонал, к ним относятся прямые расходы на заработную плату, урезание социальных пакетов и программ, также, безусловно, расходов на обучение, тимбилдинги, корпоративные мероприятия и прочее. Однозначно, это непопулярные меры, но часто просто необходимые в современных экономических условиях», — комментирует управляющий директор кадрового агентства «Rational Grain» Ольга Степанова.
«По данным нашего исследования, проведённого в феврале 2016 года путём опроса более 200 организаций, 52% компаний в 2015 году достигли запланированного уровня прибыльности. В этом году гораздо меньшее количество компаний планирует сокращение персонала. Возможны варианты перевода сотрудников на сокращённую рабочую неделю, пересмотр соотношения фиксированного оклада и бонусной части, разработка чёткой системы KPI, которая позволит измерить результаты работы каждого сотрудника. Есть компании, которые планируют переезд в целях оптимизации затрат на аренду. Эту же цель преследует создание Объединённых центров обслуживания», — сообщает старший консультант финансовой практики рекрутинговой компании «Antal Russia» Анна Соловьева.
«Безусловно, в первую очередь, при возникновении вопросов оптимизации бюджетных статей, руководство компании принимает решение по сокращению расходов тех подразделений, которые не влияют напрямую на бизнес-процессы. Под угрозой оптимизации бюджета зачастую оказываются подразделения маркетинга, PR, рекламы, активно урезаются административные расходы. Не остаётся в стороне и HR-отдел. Сокращаются траты на корпоративные мероприятия, мотивационную систему (оплата труда, премии, льготы), обучение и развитие персонала и т.д.», — замечает менеджер по работе с персоналом компании «Coleman Services» Анастасия Серебрякова.
«Как ни странно, первые панические шаги многих компаний похожи на действия при кризисе 2008 – 2009 годов. То есть режутся на первый взгляд «непродуктивные» направления – реклама и маркетинг, обучение персонала и прочая «болтология», как иногда это называют. Правда, зачастую после такого «обрезания» компании удивляются, как же в условиях падения покупательского спроса на многое и резком пике в сберегающий режим большей части заказчиков, даже самая замечательная и качественная продукция остаётся невостребованной, что ограничивает не только возможности развития компании, но и удержания на плаву. Правда, так делают далеко не все. Ведь именно в кризис как никогда важна сплочённость команды и умение привлечь к себе позитивное внимание, сохранить и укрепить репутацию в напряжённом информационном поле», — убеждена коуч, тренер, психотерапевт Алёна Август.
«Конечно, всё зависит от отрасли и компании. Но в первую очередь сокращают затраты на набор персонала, обучение, в том числе на внешнее обучение, участие в конференциях», — считает партнёр компании «FutureToday» Денис Каминский.
Но так ли одинакова оптимизация бюджета различных компаний, можно ли её назвать шаблонной или сфера деятельности накладывает свой неповторимый отпечаток в финансовые корректировки? Мини-опрос, проведённый среди HR-директоров кадровым агентством «Rational Grain» специально для нашего интернет-журнала, доказывает, что специфика направления работы организации вносит свою изюминку в общие тенденции рынка. А чтобы не быть голословными, предлагаем ознакомиться с мнением участников опроса. «В первую очередь оптимизация коснулась расходов на ФОТ, на обучение, на социальные выплаты и компенсации. Однако! Не следует урезать те расходы, невыполнение которых несёт риски для предприятия. Например, расходы по охране труда и т.д. Все остальные расходы надо контролировать», — делится HR-директор одной производственной компании.
«В связи с тем, что кризис у нас — это почти перманентное состояние, то хороший, опытный HR (такой, как я) при составлении бюджета сразу прикидывает, какие статьи можно будет оптимизировать. В связи с таким пониманием получаем следующие результаты: а) статья: подбор персонала (В случае, если компания работает с кадровым агентством, то все обязанности по поиску и подбору служба HR принимает на себя. HR-директор перераспределяет функционал между работниками таким образом, чтобы работе данной функции был нанесён минимальный ущерб. Сроки подбора не должны нарушаться, а качество подбора не должно снижаться); б) статья: обучение (Если в связи с кризисом произошла оптимизация численности персонала, то это влечёт за собой пересмотр бюджета обучения, в том числе таких строк, как оплата внешних тренеров, консалтеров и т.д.)», — говорит HR-директор другой производственной компании.
«Точно могу сказать, что статья «обучение персонала» оптимизирована, но не упразднена. Будет применён более точечный фокусный подход к планированию обучения. Затронем только те темы, которые реально востребованы сегодня в компании. Курсы общего назначения уйдут до лучших времён. Часть обучения будет предложено пройти на условиях 50 на 50 (половину заплатит сотрудник). Будут упразднены мелкие активности, например, изучение английского языка в компании. Основной принцип сохранится: то, что полезно бизнесу, будет реализовано. Делаем упор сейчас на обмен опытом между подразделениями внутри компании; на техническое образование своими силами (эксперты учат специалистов внутри компании)», — рассказывает HR-директор IT-компании.
«Бюджет не перекраивается, а оптимизация должна присутствовать всегда, чтобы не было завышения расходов/лишних статей», — полагает HR-директор компании в сфере управления недвижимостью.
«Оптимизация происходит по статьям, которые напрямую не затрагивают клиентов и не влияют на результат, т.е. ФОТ и численность управленческого персонала. Экономить на ФОТ рабочих – я думаю, не стоит. Пока они создают главную ценность компании и сами ей являются», — утверждает директор по производству.
«Пересмотрен ФОТ в первую очередь. В розничной компании большое значение имеет сервис, поэтому обучение персонала магазинов – это та статья, от которой отказаться невозможно», — уверяет HR-директор розничной компании.
«Мы в первую очередь отказались от масштабных корпоративных мероприятий. Оставили поздравления с днём рождения, спортивные соревнования, но глобальные празднования дня рождения компании временно приостановили. Точечно сократили персонал. Не проиндексировали зарплату в новом году. На мой взгляд, базовый ФОТ лучше не трогать, всё-таки в тяжёлое время это демотивирует сотрудников (но премии и бонусы можно отложить до лучших времён или урезать). Однако, кризис – это и хорошее время, чтобы провести мониторинг: оценить персонал, посмотреть на компетенции сотрудников, посмотреть кому каких навыков не достаёт, обучить при необходимости», — высказывает мнение HR-директор многопрофильного холдинга (производство, девелопмент, торговля).
Как бы остро ни стоял финансовый вопрос в компаниях, по мнению наших экспертов, есть статьи бюджета, которые нельзя сокращать ни при каких обстоятельствах, среди них расходы на обучение и социальный пакет. «На мой взгляд, даже в текущей экономической ситуации сотрудников нужно обучать и мотивировать. Не стоит урезать социальный пакет и экономить на полисах ДМС», — подтверждает Анна Соловьёва.
«Я считаю, что единственное, что нецелесообразно убирать, так это то обучение, которое необходимо для ряда сотрудников, чтобы осуществлять свою профессиональную функцию, например, допуски для электриков, газовщиков, прочие подобные курсы повышения квалификации», — настаивает Ольга Степанова.
«Любой руководитель любого отдела скажет, что урезать расходы именно его подразделения будет большой ошибкой. Оптимизация расходов – это непростое решение для руководства компании. Это решение, к которому следует прибегать очень взвешено и осторожно, оценив все возможные риски. Если взять, к примеру, оптимизацию отделов маркетинга, PR, рекламы (отделы, которые подвержены наибольшему риску сокращения расходов), то экономия, конечно, будет, возможно даже вполне существенной. Однако эффективность будет краткосрочной. Бизнесу необходимо продвижение, клиент должен быть лоялен к бренду компании, иметь представление о её деятельности и многое другое. Что касается HR-отдела, то самое болезненное для персонала – это сокращение оплаты труда, ДМС, премий. Такие шаги могут привести, если не к увольнению высококвалифицированных сотрудников, то хотя бы к менее старательному их отношению к работе и поиску других альтернатив, — рассуждает Анастасия Серебрякова. – Как бы прискорбно это не звучало, но материальная составляющая остаётся на данный момент одним из самых мотивирующих факторов. Также необходимо затронуть и тему обучения персонала. Экономить на обучении сотрудников, конечно, никто не запрещает. Вопрос в том, что не бывает идеальных кандидатов и работников, у которых будут все компетенции необходимые для определённой должности или сферы работы. Обучение в компании позволяет «вырастить специалиста», который будет знать всю внутреннюю «кухню», все процессы, происходящие в компании. Эффективность такого сотрудника крайне высока. Конечно, в кризис нужно избавляться от излишеств, но главное не переусердствовать».
Обучение персонала в кризис – острая необходимость?
Важность выделения бюджетных средств на расходы, связанные с обучением сотрудников, понимают и руководители многих компаний. По данным опроса Исследовательского центра портала «Superjob.ru», 45% компаний предусматривают расходы на обучение персонала, в основном это крупные организации с численностью штата более 500 человек. Однако, если посмотреть на процентное соотношение по сферам деятельности, то тут не всё так однородно. Наибольшее количество компаний, занимающихся бюджетированием обучения подчинённых, зафиксировано в сфере промышленности/производства (45%) и IT/телекома (44%), далее идут компании из сферы продаж (розница) и гостеприимства/общепита (по 42%), строительства/недвижимости и услуг (по 40%), здравоохранения (39%), замыкают список компании из продаж (опт) и банковской сферы (по 33%), логистики (28%).
Ещё один опрос – от компании «HeadHunter» — доказывает, что многие компании в этом году решили сосредоточить силы на развитии внутренних HR-процессов, позволяющих работать более эффективно. Стоит отметить, что по ряду ключевых направлений наметился заметный всплеск интереса работодателей. Так, 61% из них планирует развивать обучение персонала, тогда как в 2015 году этим занималось только 48%. Вопросами, связанными с адаптацией персонала, хочет заниматься 51% работодателей, что на 5% превышает показатели прошлого года (46% — в 2015 году). На формирование кадрового резерва намерено бросить силы 46% руководителей. Интересно, что за год количество желающих увеличилось практически в 2 раза (с 26% в 2015 году). Эти цифры красноречиво говорят о том, что в условиях экономической нестабильности многим работодателям важно создание крепкого коллектива, состоящего из профессионалов. Подтянуть же профессионализм до нужного уровня опять-таки помогает обучение сотрудников.
Значимость этого HR-процесса подчёркивают и наши эксперты. «На мой взгляд, очень важно уделять внимание вопросу обучения персонала, так как оно решает и ряд смежных вопросов: помогает в адаптации новых сотрудников и их вхождению в должность. Также это дополнительные мотивационный фактор. В период кризиса неизбежны изменения в бизнес-процессах, их оптимизация. Сотрудники должны быть в курсе планируемых изменений, чтобы понимать, на что им фокусироваться в процессе работы. К тому же, не меньшее значение имеет отработка soft skills, наряду с техническими навыками», — уверена Анна Соловьева.
«Обучение – это инвестиция, которая даёт отдачу не сразу. Для инвестиций нужны ресурсы. Если ресурсы есть, на падающем рынке обучение можно купить дешевле. Однако в кризис велика проблема и с прибыльностью, и с ликвидностью. Поэтому далеко не все могут выделить бюджет на обучение. В кризис главное концентрироваться на финансовом результате. Если с ним всё в порядке, тогда можно думать и об инвестициях», — размышляет Денис Каминский.
«Я считаю, что именно персонал формирует организацию. От его качественной работы зависит эффективность бизнес-процессов. «Выращенный» в компании специалист как никто другой знает мельчайшие детали работы. Такой сотрудник, проработавший не один год, прошедший обучение, возможно, получивший продвижение по карьерной лестнице, будет более лоялен к компании. Свой опыт и положительный пример он сможет передать другим коллегам, в том числе новичкам. Компания должна поддерживать, развивать и вдохновлять персонал на новые рабочие свершения, — заявляет Анастасия Серебрякова. – Участие в тренингах, направленных на развитие компетенций, поможет работнику стать более уверенным в себе, в своих профессиональных навыках. Успехи сотрудников формируют положительные результаты для всей компании. Организация общих бизнес-сессий, тренингов сплачивает коллектив, сотрудники узнают много интересного друг о друге и выносят для себя что-то новое и полезное, в том числе приобретают позитивное настроение».
«Скажите, когда важнее укрепить мачту – до бури или во время шторма? Кризис – время штормов, причём непредсказуемых, так что обучение и работа с персоналом становятся ещё более важным элементом успеха компании. И главное в этом вопросе – качество и чёткое определение ожидаемого результата, уникальное «ТЗ» с уникальным же продуктом», — предполагает Алёна Август.
«Обучение всегда важно, но это процесс длительный, и очень здорово, когда компания даёт импульс для самообучения сотрудника. Мне известны некоторые примеры, когда в компании приобретается библиотека и сотрудники поощряются и мотивируются на чтение бизнес-литературы, некоторые потом обсуждают кейсы на основании прочитанного. Также мы заметили, что ряд компаний начали усиленно во время кризиса работать над эффективными взаимодействиями между подразделениями, что тоже очень правильно. В периоды бурного роста рынка и компаний обычно на это не хватает времени», — делится наблюдениями Ольга Степанова.
Итак, реалии современного рынка говорят о необходимости обучения персонала, но, как отмечалось ранее, финансовые расходы по этой статье готовы нести не все организации и предприятия. По данным опроса Исследовательского портала «Superjob.ru», объём финансирования среди тех фирм, которые выделяют из бюджета средства на обучение сотрудников, заметно разнится. Так, 51% компаний на обучение тратит менее 10% HR-бюджета, 14% — более 30%, а 35% — от 11% до 30% выделяемых средств. Получается, что расходы на обучение сотрудников у большинства компаний сводятся к минимуму.
«Если говорить об объёме финансирования, то расходы на обучение значительно сократились. Для многих компаний осталось только абсолютно необходимое обучение (например, законодательно регламентированное или обучение при введении нового сотрудника)», — соглашается Денис Каминский.
Впрочем, по мнению экспертов, не всегда минимизация расходов на обучение персонала приводит к сокращению образовательных процессов внутри организации. Компании умудряются не только сэкономить бюджетные средства, но и организовать обучение за счёт внутренних ресурсов без каких-либо дополнительных финансовых затрат. «За 2015 год очень многие компании оптимизировали свои затраты на обучение и повышение квалификации персонала, вплоть до сокращения тренеров и отделов обучений. При этом очень активно начали развивать интересные проекты по обучению, разработанные сотрудниками, и не требующие затрат со стороны руководства, требующие только поддержку и возможность реализации, — информирует Анастасия Серебрякова. — Среди подобных проектов можно выделить программы по развитию талантов/менторство. Цель таких программ: способствовать личностному и профессиональному развитию специалистов, поддерживать процесс обмена знаниями между сотрудниками, создавать качественный кадровый резерв. Очень часто слышу о создании brainstorm-групп или креативных классов, это бизнес-мероприятия, обмен опытом, знаниями, методиками. Туда приходят специалисты разных подразделений для принятия новых решений и идей в бизнесе».
«Часто графа обучение – это первый претендент на исключение из бюджета HR-департамента в условиях кризиса. Но и здесь при желании можно найти оптимальную альтернативу. В настоящее время есть компании, которые вместо групповых тренингов отправляют 1 – 2 сотрудников на обучение, а потом, используя полученный материал, проводят внутренние тренинги силами, так сказать, внутренних обученных «коучеров»», — дополняет Ольга Степанова.
Обучение сотрудников в кризис: цели и средства их достижения
В ходе всё того же опроса Исследовательского центра портала «Superjob.ru» выяснилось, что руководство компаний очень серьёзно подходит к вопросу обучения для сотрудников и для его организации должны быть обоснования. Как правило, сама потребность в обучении персонала (и его финансировании) выявляется по итогам анализа результатов работы сотрудников (62%), на основании рекомендаций высшего руководства (34%), результатов аттестации (32%), рекомендаций HR-отдела/отдела обучения (27%), опроса/интервьюирования сотрудников (21%), опроса/интервьюирования линейного руководства (14%), анализа должностных инструкций (10%), экспертной оценки независимого консультанта (5%).
И если компания-работодатель приняла решение об организации обучения своих сотрудников, то она рассчитывает, что профессионально-образовательный процесс не пройдёт впустую, а поможет достичь определённых целей и задач. Среди таких целей руководители называют повышение эффективности труда (79%), повышение уровня мотивации (43%), информирование о стандартах и правилах работы (36%), приобретение инновационных знаний и навыков (35%), поддержку и формирование командного духа (29%), формирование корпоративных ценностей (27%), информирование о стратегии и политике организации (19%), сокращение издержек (18%).
«Основные цели обучения и развития персонала – это максимальное вовлечение сотрудников в работу, повышение стремления к развитию, формирование знаний о последних тенденциях в их сфере деятельности, — добавляет Анастасия Серебрякова. — Процесс обучения выстраивается совместно со службой HR, отделом обучения и руководителями подразделений. Для начала необходимо определить цели и задачи обучения, они должны быть напрямую связаны с бизнесом и развитием компании. Далее необходимо проанализировать в какой форме будет организовано обучение: сессии, тренинги, семинары, вебинары, бизнес-конференции. После планирования начинается процесс реализации».
Зачастую для решения поставленных задач работодатели используют корпоративное обучение. Востребованность именно такого варианта обучения аналитики Исследовательского центра портала «Superjob.ru» объясняют тремя основными причинами. Во-первых, даже при условии снижения объёмов прибыли компании продолжают нанимать новых сотрудников (в основном в ритейле), поэтому возникающие расходы на обучение связаны с введением новичка в профессию и обучением принятых стандартов работы в компании. Во-вторых, снижающаяся общая покупательская способность заставляет компании бороться за каждого клиента. С этой точки зрения обучение необходимо для сотрудников, которые непосредственно влияют на увеличение прибыли компании, их знакомят с особенностями привлечения и удержания клиентов в сложившихся рыночных условиях. В-третьих, если появляются вакантные руководящие посты, то их чаще закрывают за счёт внутренних кадров, поэтому возникает потребность в обучении, связанном с повышением в должности. К этой же категории можно отнести обучение персонала дополнительным функциям, высвобождающимся в процессе оптимизации численности персонала или по причине отказа от услуг подрядчиков ради экономии бюджетных средств.
К каким же формам корпоративного обучения прибегают работодатели? В рамках того же опроса Исследовательского портала «Superjob.ru» было установлено, что 40% компаний выбирают краткосрочные очные тренинги и семинары, 34% предпочитают наставничество, 16% — вебинары, веб-конференции, электронные курсы, 10% — долгосрочные образовательные программы. Интересно, что в долгосрочных программах обучения в основном участвует только руководящий состав компании, в краткосрочных – сотрудники бэк- и фронт-офиса, а также производственные кадры и руководители, наставничество же распространено для рабочего персонала.
«Некоторые компании стали меньше прибегать к услугам внешних провайдеров обучения, увеличили процент внутренних тренингов и курсов в on-line формате. Направление электронного обучения активно набирает обороты, крупные корпорации активно его внедряют. Онлайн-курсы становятся доступны даже через мобильный телефон. Каждый сотрудник имеет определённый, соответствующий должности, набор курсов, которые он должен прослушать и пройти тестирование, — поясняет Анна Соловьева. — Наша компания, к примеру, практикует очные тренинги, которые проводят наши опытные сотрудники и наши партнёры – тренинговые компании, которые мы также привлекаем. Тренинги проводятся каждый месяц, их посещают как новые сотрудники, так и уже опытные».
Впрочем, по мнению некоторых экспертов, работодатели акцентируют внимание не только на форме обучения, но и на его содержании и практической ценности. «Не особо умные работодатели занимаются поиском кнута, те, кто поумнее, ищут баланс. Последние более серьёзно подходят к вопросу обучения, понимая, что «просто тренинг» даже ради развития кросскоммуникаций в команде – это хорошо, наверно, особенно если он красиво назван и развлекателен, но трудные времена требуют чёткого определения задачи самого тренинга и каждого «бойца». То есть к обучению подходят как к задаче, в которой есть чёткие критерии качества. А таких специалистов уже не так много, как просто умеющих по готовой схеме пересказать чьи-то методики. Принцип «меньше теории – больше практики, причём индивидуализированной» становится довольно важным», — подчёркивает Алёна Август.
С этим трудно не согласиться, ведь обучение, помимо получения новых знаний и усвоения их теоретической части, должно быть эффективным и с практической точки зрения. В связи с этим наши эксперты решили дать несколько рекомендаций построения эффективного процесса обучения.
| Мнение экспертов
Что Вы можете посоветовать для того, чтобы процесс обучения сотрудников помогал достичь поставленных результатов? Какие варианты обучения Вы можете назвать наиболее эффективными? Анна Соловьева, старший консультант финансовой практики рекрутинговой компании «Antal Russia»: Денис Каминский, партнёр компании «FutureToday»: Алёна Август, коуч, тренер, психотерапевт: Анастасия Серебрякова, менеджер по работе с персоналом компании «Coleman Services»: |
Но, как говорится, теория – это одно, а практика – это совершенно другое. Поэтому многим работодателям недостаточно того, что подчинённые прошли то или иное обучение, они хотят видеть соответствующие результаты в работе сотрудников. По данным опроса Исследовательского центра портала «Superjob.ru», 85% компаний оценивают эффективность проведённого обучения. При этом в основном они ориентируются на такие показатели, как повышение производительности (64%) и привлечение новых клиентов (44%). Однако помимо них учитывается также индекс удовлетворённости клиентов (28%), текучесть персонала (24%), рост доли рынка компании (19%), сокращение издержек (16%), частота несчастных случаев (3%). Популярность первых двух критериев оценки объясняется тем, что отследить их результативность намного проще, так как они проявляются быстрее всех остальных. И если после обучения сотрудников эффективность их работы резко возросла, а поток новых клиентов заметно увеличился, то, значит, обучение прошло не зря и достигло своей цели. Тут можно сказать только одно: так держать! 
http://moneyandwork.ru/?p=2310