KONTUR Плюсы и минусы работы с фрилансерами

К 2020 году доля фрилансеров в Японии и США может достигнуть 50% от общего числа работающего населения. Рынок труда в других странах меняется похожим образом. Все больше и больше людей по всему миру отдают предпочтение фрилансу или удаленной работе вместо работы в штате.

41% офисных работников отмечали рост числа фрилансеров в России в 2017 году. Согласно исследованию НАФИ, 18% россиян являются независимыми работниками, причем еще в 2016 году их количество составляло всего 10%.

Многие компании отдают предпочтение фрилансерам из-за оптимизации расходов: сокращение количества штатных работников позволяет им экономить на аренде помещений, страховке и зарплате.

Однако не у всех работодателей кредит доверия к фрилансерам достаточно велик: сотрудничество со сторонними сотрудниками может быть рискованным из-за срыва дедлайнов, некачественного исполнения работ или, в крайних случаях, из-за пропажи сотрудника. Согласно исследованию компании Penny Lane Personnel, 20% работодателей пока не готовы увеличить число сотрудников-фрилансеров.

Заказчикам, которые регулярно работают с фрилансерами, важно понимать, как снизить риски при работе с «незнакомцами», каким способам оплаты лучше отдавать предпочтение и как правильно оценивать трудозатраты исполнителя, чтобы правильно закладывать бюджет и время на реализацию проекта.

Плюсы работы с фрилансерами

• Они обходятся компании дешевле

Фрилансерам можно платить только за выполненную работу, офисного же работника нужно оформлять в штат, платить ему фиксированную ставку, даже если у него нет текущих задач, вносить за него НДФЛ и отчисления в пенсионный фонд. Кроме того, его нужно обеспечить рабочим местом в офисе и доступом в интернет. В результате штатный работник может обойтись компании в два раза дороже, чем фрилансер.

«Работа с фрилансерами идеальна для проектных задач или когда объем работ в компании увеличивается, например, из-за сезонности, — говорит Кристина Косинова, руководитель HR-департамента “Объединенной аутсорсинговой компании”. – Например, в сезон низкого спроса можно привлечь на фриланс специалистов в сфере маркетинга и рекламы для увеличения конверсии. В период повышенного спроса компании чаще всего задействуют удаленных операторов колл-центра или менеджеров по продажам, тем самым справляясь с растущим объемом».

По словам Косиновой, работодатель может сэкономить, выбрав фрилансера из региона с уровнем заработной платы ниже среднерыночной в его городе. «Еще один плюс — возможность управлять численностью штата компании без необходимости долгосрочных обязательств перед сотрудниками. Например, мы привлекали разработчиков и дизайнеров из регионов на проектные работы».

Роман Феткевич — руководитель небольшого проекта Trubochistoff.ru во Владивостоке, поэтому ему приходится тщательно просчитывать бюджет. Сотрудничество с фрилансерами, по его словам, позволяет значительно сэкономить. «Например, услуги бухгалтера обходятся мне в 3 200 руб., а если нанимать специалиста в штат, платить меньше 20 000 руб. в нашем регионе не получится», — говорит он.

• Они подходят для четких и быстрых задач

Фрилансер отлично мотивирован, когда дело касается простых и понятных задач: озвучить короткий аудиоролик, нарисовать иллюстрацию для рекламного буклета, написать серию постов для социальных сетей. Независимый работник сам заинтересован в том, чтобы выполнить работу как можно быстрее и качественнее, — это позволит ему заработать, получить рекомендацию заказчика и приступить к следующему проекту.

«Сотруднику-фрилансеру трудно имитировать бурную деятельность. Получается, он практически всегда работает на конкретный результат, — говорит Мария Суворовская, генеральный директор группы “Бизнес-Диалог Медиа”. – Наш корректор Мария, мать троих детей, работает с материалами в ночное время, потому что ей так удобно. Производительность труда у нее достаточно высокая, поэтому наших редакторов такой подход более чем устраивает».  

«Фрилансеру руководитель дает задание чаще всего по электронной почте или через мессенджер, — добавляет Суворовская. – Это снимает много вопросов из серии “не услышал”. Утром задание получено, вечером мы ждем результат».  

«Принципы работы здесь такие же, как в аутсорсинге: как правило, если фрилансер берется за работу, он выполняет ее быстро, иначе он получит отрицательные отзывы, и количество заказов от клиентов значительно сократится», — объясняет Роман Феткевич.

«Если работа носит разовый, нерегулярный характер и не требует глубокого погружения в процессы, то таких сотрудников однозначно нужно брать на фриланс, — говорит Анастасия Боровская, директор Русской школы управления. Такой вариант используется для решения различных маркетинговых задач, также компания привлекает сторонних преподавателей на узкий специализированный блок вопросов.

«Плюсы работы в таком формате очевидны: мы получаем свежее видение ситуации или задачи со стороны, можем выбрать лучший вариант из представленных несколькими исполнителями, — добавляет Боровская. – Кроме того, всегда есть возможность договориться об условиях и обоюдно прекратить проект, если в процессе выполнения работ не удается найти понимания».

• Им проще сосредоточиться на работе

Если задача требует сосредоточенности и работы в тишине, лучше отдать ее фрилансеру. Офисные работники часто вынуждены переключаться на более срочные задачи, параллельно вести несколько проектов, тратить больше времени на переговоры и совещания.

Анастасия Боровская признается, что в ее компании планируется убрать непрофильный функционал из обязанностей штатных сотрудников и передать его фрилансерам. Это касается дизайна, разовых работ по верстке, многих функций IT-департамента. «В большей степени это связано с тем, что, если такой специалист будет находиться внутри компании, он станет узником определенного круга задач без перспектив дальнейшего развития, — объясняет Боровская. – Он будет видеть только внутренний функционал компании и ему попросту станет неоткуда черпать новые идеи и ресурсы для совершенствования».

У Алены Август, политтехнолога и эксперта по коммуникациям, есть другое мнение на этот счет: «Сотрудникам высокой квалификации, например, качественным пиарщикам, ощущение свободы на фрилансе только придает креативности и улучшает их работоспособность. И вообще в эпоху интернета и быстрых коммуникаций довольно странно возить с собой, например, специалистов по работе с социальными сетями».

Минусы работы с фрилансерами

• Могут потерять контроль над рабочим процессом

При работе с объемным заданием есть риск, что исполнитель недопонял задачу или потерял мотивацию — в результате фрилансер может сорвать сроки или вообще отказаться от задания. Некоторые виды работ невозможно выполнить без постоянного контакта с коллегами, присутствия на рабочем месте или доступа к руководителю.

Чтобы решить эту проблему, можно согласовывать работу так, чтобы каждый день проверять наличие конкретного результата. Если возникают трудности, можно поменять задачу, поставить работу на паузу или сменить фрилансера.

«Если заказчик пропал на несколько дней без предупреждения, лучше сразу отказываться от его услуг и не давать второго шанса, — говорит Наталья Лучко, основатель сервиса Classkid. – По моему опыту, человек может потом подвести вас в самый пиковый момент. Раньше я в шоке пыталась все доделать сама, если это было в моей квалификации, или отвлекала от другой важной работы сотрудника, который в этом разбирается. Теперь я научена опытом и даю задание с запасом по времени и постоянно контролирую промежуточные точки работ. Сейчас уже есть более-менее сформированная команда, которой я могу доверять, а на это, конечно, уходит не один год постоянных поисков».

Алена Август считает, что главное в работе с фрилансерами — четкая постановка задач и дедлайнов. Также важно исчерпывающе отвечать на вопросы и подстраховываться. «Я стараюсь установить человеческие отношения с фрилансером, чтобы он, насколько это возможно, зажегся моим проектом и относился к нему не как к халтурке, а ко мне — как к человеку, — делится опытом эксперт. – Это помогает удержать фрилансера, если он параллельно получает более выгодный заказ». При этом на всякий случай Алена Август всегда держит в запасе сотрудника на замену.

• Сложно оценить стоимость работы и сроки

Если заказчик далек от сферы работы фрилансера, ему сложно адекватно оценить, сколько времени займет выполнение конкретного проекта и в какую сумму он обойдется. На биржах исполнители могут сами предлагать свои условия, но соблазн выбрать самый дешевый проект может привести к большим рискам и в результате обойтись дороже, если проект в итоге будет не готов или его придется переделывать.

«Чтобы грамотно оценить стоимость работы и сроки, нужно составить четкое ТЗ, — говорит Татьяна Липина, генеральный директор интернет-агентства “Велас”. – Часто проблемы со сроками и стоимостью провоцируют сами заказчики, которые в начале работ не знают, чего хотят, и определяются с видением результата уже в процессе. По факту получается, что хотят они совершенно не то и в другом объеме, а в финале негодуют, что фрилансер подвел их по срокам и обманул по ценнику». Липина советует все вписывать в этапы работы над проектом и контролировать менеджером.

«Пенять при неудачах только на фрилансера не стоит, — считает Алена Август. – Если заказчик сам более-менее смыслит в предмете заказа (нейминг, логотип, райтинг, работа в интернете), он более четко ставит задачу и может оперативно и эффективно оценивать пробные результаты».

• Могут нарушить конфиденциальность

Фрилансер может получить доступ к корпоративной информации, внутренней переписке, паролям, клиентской базе и стратегии компании — это нежелательно, если учесть, что он постоянно работает на разных проектах и может нарушить конфиденциальность. Эту проблему можно легко решить, если заключить с фрилансером соглашение о неразглашении и тщательно отфильтровывать информацию в деловой переписке.

Возможные способы оплаты

Тех сотрудников, которые предпочитают постоянную работу и стабильный доход, можно приглашать в долгосрочные проекты с постоянным потоком заданий и регулярно обновляющимся списком задач.

Если фрилансер предпочитает работать с краткосрочными проектами и плохо справляется с рутиной, ему можно давать небольшие разнообразные задания.

Выбирая тип сотрудничества с фрилансером, следует также подумать о наиболее удобных для обеих сторон способах оплаты.

Среди самых популярных способов оплаты:

• Почасовая оплата

Часто используется при работе с разработчиками, дизайнерами и иллюстраторами. Этот способ требует дисциплинированности от исполнителя и постоянного контроля со стороны заказчика. Главный плюс — фрилансер может спокойно вносить в проект правки по желанию клиента.

• Оплата за проект

Это более рискованная модель для самих работников, так как они могут неверно оценить потенциальные затраты сил и времени, что в результате может привести к срыву дедлайна. Однако этот способ эффективен в том случае, если исполнитель раньше уже работал с аналогичным заказом и если клиенту важно заранее знать, сколько будет стоить проект.

• Предоплата или поэтапная оплата

Оплата каждого промежуточного результата работы или частичная предоплата — лучший способ повысить доверие фрилансера и снизить риски заказчика.

• Оплата опционами и акциями

В этом случае клиент получает долю в бизнесе вместо конкретной оплаты — такой способ часто применяется в стартапах, которым проще воспринимать фрилансера как полноценного участника команды.

Как снизить риски при работе с фрилансером

• Тщательно проверяйте квалификацию будущего сотрудника

Если руководитель не разбирается во всех нюансах работы фрилансера, он может проверить его квалификацию и дать ему небольшое тестовое задание.

Еще один вариант проверить знания соискателя — провести онлайн-собеседование и попросить сотрудника ответить на несколько вопросов. Это отнимет меньше времени, чем очное интервью.

Конечно, самый популярный способ — обратиться к коллегам, которые работают в той же сфере, за рекомендациями: они наверняка смогут посоветовать качественного и надежного исполнителя.

Не стоит также пренебрегать поиском талантов на региональных и зарубежных рынках. Русскоговорящих исполнителей можно искать в других городах и странах — возможно, расценки окажутся ниже, а качество работы останется таким же. Носителей языка, например, для записи голоса, лучше искать на зарубежных биржах фрилансеров, а не через российские агентства — и здесь, скорее всего, результат работы окажется лучше, а итоговая стоимость работы ниже.

«Работодатель, как правило, не имеет достаточных компетенций в той сфере, куда привлекается фрилансер, чтобы оценить его знания и умения не только на старте работ, но и даже по их завершению, — говорит Татьяна Липина. – Случается, что ошибки обнаруживаются спустя долгое время. Например, у нас были недоработки на сайте, которые при принятии работ выявить было невозможно, но через пару месяцев выяснилось, что из-за этого мы не можем подключить один сервис. К счастью, мы работаем с проверенными ребятами и поддерживаем связь, исполнитель без возражений и доплат исправил ошибку. Так бывает не всегда: фрилансер может быть в отпуске или взять доработку за отдельную плату, обосновывая это тем, что работа давно принята».

Татьяна Липина советует наблюдать, насколько человек умеет выстраивать конструктивный диалог, задавать правильные вопросы и отвечать на встречные, организовывать работу, формулировать сроки выполнения заданий и их соблюдать.

«Не стоит принимать решение, опираясь на рекомендации с прежних мест работы, — предостерегает Маргарита Кашуба, директор по маркетингу онлайн-школы EnglishDom. – Не всегда мнение прежнего работодателя объективно. Кроме того, это может привести к напряженным ситуациям. У нас бывали случаи, когда, узнав о том, что специалист ищет работу, прежний работодатель начинал с нами конкурировать за него, делая встречное предложение». По словам Кашубы, социальные сети являются неоценимым источником информации о человеке. В частности, в них люди часто сообщаются о том, что ищут новое место работы. Но бывают и другие способы привлечения профессионала. «Одного из наших сотрудников мы взяли на работу после его дельного критического замечания о работе нашей платформы», — вспоминает Кашуба.

«Чтобы минимизировать риски при первой работе с исполнителем, я оцениваю рейтинг отзывов на бирже, — говорит Роман Феткевич. – Придерживаюсь правила: не более 5% отрицательных отзывов. Если исполнитель ответил на критику заказчиков, по ответам я принимаю решение, работать с ними дальше или нет». Феткевич просит показать фотографии предыдущих выполненных заказов, дать контакты заказчиков. «Как правило, я никогда не звоню по рекомендациям. Мне достаточно того, что человек не боится давать телефон бывших заказчиков», — уточняет он.

«Уже не первый год мы принимаем участие в организации B2B-выставки Metro Expo, — говорит Екатерина Зазыкина, PR-менеджер в агентстве Maximice. – У нас 98 штатных специалистов, в рабочую группу выставки входит 20 сотрудников. Дополнительно возникает потребность в привлечении координаторов и супервайзеров. Мы подбираем и обучаем около 80-100 фрилансеров для этих целей».

«Подбор фрилансеров стартует за месяц до события, задействуется база постоянных фрилансеров, участники прошлых лет привлекают своих однокурсников и друзей, также мониторятся университеты, HeadHunter и социальные сети, — рассказывает Зазыкина. – За месяц и мы практически бесплатно подбираем всех кандидатов. Мы собираем о них доступную информацию и приглашаем кандидатов в офис на собеседования — в группах по пять человек на два интервьюера. Один проводит интервью, второй наблюдает за участниками».

• Вкладывайтесь в корпоративную культуру

У удаленных работников и фрилансеров может возникать чувство одиночества и оторванности от рабочего процесса. Чтобы решить эту проблему, можно контактировать с сотрудниками онлайн: делиться новостями и идеями в групповых чатах, проводить видеоконференции и время от времени встречаться вживую на корпоративах.

Полезно поощрять общение, не связанное с работой напрямую, — поздравлять друг друга с праздниками, делиться своими достижениями и выделять успехи коллег, побольше рассказывать о себе и своих увлечениях.

Для более продуктивного онлайн-общения давно придумано множество инструментов удаленной работы, которые регулярно используются во множестве сфер, — от программирования игр до разработки контент-стратегий в коммуникационных агентствах. Чаще всего фрилансеры и их заказчики используют для работы приложения Slack, Telegram, Jira и Redmine, не говоря уже об e-mail и Skype.

«Мы регулярно встречаемся онлайн как по рабочим вопросам, так и просто для того, чтобы спросить как дела, — говорит Маргарита Кашуба. – Обучение у нас тоже обязательное, у каждого сотрудника оно уже прописано в KPI. Кроме того, каждый сотрудник может выбрать для себя интересующий курс вне программы, и компания компенсирует 50% стоимости обучения. В офлайне вся команда встречается два раза в год — один раз в теплых странах, а второй раз в России».

• Четко пропишите все права и обязанности в договоре

Фрилансеров, с которыми вы работаете регулярно, можно оформить по трудовому договору, договору ГПХ или договору оказания услуг. Работа без договора повышает риски обеих сторон и нарушает закон. Договор помогает быстро преодолеть разногласия: например, если заказчик захочет расширить круг задач исполнителя, он сможет оформить отдельный договор и заново обговорить с клиентом сумму оплаты за дополнительную работу.

«Ежемесячно мы проводим более 150 мероприятий, изредка привлекаем дополнительные ресурсы из проверенной базы исполнителей, — говорит Екатерина Зазыкина. – Взаимоотношения строятся по договору подряда или оказания услуг, потому что у фрилансеров такого уровня часто есть свои ИП и ООО».

https://kontur.ru/articles/5104

Алена Август, политтехнолог, эксперт по коммуникациям